Długotrwałe przechowywanie ważnych dokumentów w plastikowych teczkach i koszulkach wymaga zrozumienia procesów chemicznych, które zachodzą między papierem, tuszem a tworzywem sztucznym.
Dlaczego tradycyjny plastik niszczy dokumenty?
Większość popularnych, tanich koszulek i teczek biurowych produkowana jest z polichlorku winylu (PVC). Materiał ten w celu uzyskania elastyczności jest modyfikowany za pomocą plastyfikatorów, głównie ftalanów. Z biegiem czasu te związki chemiczne uwalniają się z tworzywa i wchodzą w reakcję z otoczeniem. W kontakcie z papierem plastyfikatory powodują rozpuszczanie tonerów laserowych oraz tuszów drukarskich. Efektem tego procesu jest charakterystyczne "przyklejanie się" tekstu do folii oraz jego stopniowe blaknięcie i transfer na plastik.
Wybór bezpiecznego tworzywa: PP, PE i poliester
Aby uniknąć bezpowrotnego uszkodzenia ważnych umów i rachunków, należy kategorycznie zrezygnować z produktów zawierających PVC. Bezpieczną alternatywą są teczki i koszulki wykonane z chemicznie obojętnych polimerów:
- Polipropylen (PP): Najpopularniejszy materiał oznaczony symbolem recyklingu 5. Jest wolny od kwasów i plastyfikatorów, nie reaguje z tonerem i jest odporny na wilgoć.
- Polietylen (PE): Elastyczny, miękki i bezpieczny dla papieru (oznaczenie 2 lub 4).
- Poliester (Mylar): Najbardziej stabilne i trwałe tworzywo stosowane w archiwizacji profesjonalnej, charakteryzujące się całkowitą obojętnością chemiczną i wysoką przezroczystością.
Podczas zakupu materiałów archiwizacyjnych należy zawsze szukać oznaczeń takich jak "acid-free" (bezkwasowe) oraz "copy-safe" (bezpieczne dla kopii/wydruków).
Fizyka przechowywania: Temperatura i wilgotność
Samo zastosowanie odpowiedniego tworzywa sztucznego nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa, jeśli dokumenty będą przechowywane w złych warunkach środowiskowych. Plastikowe teczki tworzą mikroklimat. Jeśli zamkniemy w nich papier o podwyższonej wilgotności, wewnątrz dojdzie do kondensacji pary wodnej. Wilgoć w połączeniu z brakiem dopływu powietrza sprzyja rozwojowi zarodników pleśni oraz degradacji włókien celulozowych. Teczki należy przechowywać w pomieszczeniach o stabilnej wilgotności względnej powietrza na poziomie 35-50% oraz temperaturze poniżej 20 stopni Celsjusza, z dala od źródeł ciepła i bezpośredniego promieniowania UV, które przyspiesza reakcje fotochemiczne.
Zasada ograniczonego kontaktu: Termo-rachunki
Szczególną kategorię stanowią paragony i rachunki drukowane na papierze termoczułym. Barwnik na takim papierze wywoływany jest za pomocą ciepła, a sama warstwa chemiczna jest niezwykle podatna na uszkodzenia pod wpływem tłuszczów, wilgoci oraz plastyfikatorów. Umieszczenie paragonu bezpośrednio w plastikowej teczce z PVC potrafi całkowicie wymazać treść w ciągu zaledwie kilku miesięcy. Najlepszą praktyką jest wykonanie kserokopii lub skanu takiego dokumentu na zwykłym papierze biurowym przed umieszczeniem go w archiwum, bądź przechowywanie oryginałów w dedykowanych kopertach z papieru bezkwasowego wewnątrz plastikowego klasyfikatora.
